Wie lassen sich Übertragungsfehler bei Laborergebnissen vermeiden?

Messfehler und Übertragungsfehler unterscheiden

Ein Messfehler entsteht bei der Ermittlung des Ergebnisses, etwa durch ein ungeeignetes Verfahren oder ein nicht ausreichend kontrolliertes Gerät. Ein Übertragungsfehler entsteht, wenn vorhandene Informationen auf dem Weg zum nächsten Arbeitsschritt verändert, ausgelassen oder falsch zugeordnet werden. Die Gegenmaßnahmen sind unterschiedlich.

Eine direkte Datenübernahme kann eine Abschrift ersetzen. Sie bestätigt aber nicht, dass die Messung fachlich richtig ist. Kalibrierung, geeignete Verfahren, Qualitätskontrollen und die fachliche Prüfung bleiben erforderlich. Auch ein korrekt übertragener Zahlenwert kann zur falschen Probe gehören.

Ein vertauschtes Zeichen kann die Bewertung verändern

Redaktionelles Beispiel: Ein Gerät liefert einen Feuchtigkeitswert von 0,28 %. In einer Tabelle wird beim Abschreiben 0,82 % eingetragen. Je nach geltender Spezifikation kann sich dadurch die Bewertung ändern. Eine weitere manuelle Übernahme in den Bericht vervielfacht die Stellen, an denen die Abweichung auffallen müsste.

Ein zweites Beispiel betrifft die Zuordnung: Zwei Proben stehen gleichzeitig am Messplatz. Der Zahlenwert wird unverändert übernommen, aber zur zuletzt geöffneten Probe gespeichert. Hier hilft es nicht, nur das Zahlenformat zu prüfen. Die Identifikation muss vor oder während der Übernahme eindeutig sein. Beide Szenarien sind Beispiele, keine dokumentierten Kundenfälle.

Die Übergaben zuerst sichtbar machen

Verfolgen Sie eine typische Probe vom Prüfauftrag bis zum Bericht beziehungsweise zur ERP-Rückmeldung. Markieren Sie, wo Kennungen und Ergebnisse geschrieben, kopiert, importiert oder geprüft werden. Halten Sie fest, welches System die maßgeblichen Daten führt und wer Unklarheiten bearbeitet.

Die WHO beschreibt in ihrem Handbuch zur Laborqualität manuelle Datenübertragungen und Tastatureingaben als mögliche Fehlerstellen und hebt eindeutige Kennungen sowie Kontrollen hervor. Das Handbuch behandelt Gesundheitslabore; es ist hier ein fachlicher Bezugspunkt für Informationsmanagement, keine pauschale Normvorgabe für industrielle Labore. [1]

Fünf Kontrollen für einen nachvollziehbaren Datenweg

1. Probe eindeutig identifizieren. Verwenden Sie die vollständige Kennung über die beteiligten Arbeitsschritte hinweg. Ein Barcode kann die Eingabe erleichtern; entscheidend ist, dass das gescannte Gefäß zum vorgesehenen Auftrag und zur Analyse passt.
2. Übernahme am Gerät prüfen. Prüfen Sie die dokumentierte Ausgabe des Geräts. Muss eine Kennung mitgeliefert werden, oder braucht es eine kontrollierte Messsitzung? Bei parallelen Messungen darf die aktive Zuordnung nicht unbemerkt wechseln.
3. Wert und Bedeutung gemeinsam prüfen. Legen Sie Regeln für Einheit, Dezimalzeichen, Parameterkennung, Ergebnisformat und Wiederholungsmessungen fest. Eine Umrechnung darf nicht stillschweigend auf ungeprüften Annahmen beruhen.
4. Fachliche Prüfung beibehalten. Definieren Sie Rollen, Vollständigkeit, Plausibilität und den Umgang mit Abweichungen. Der SENAITE-Quickstart zeigt einen Ablauf mit Ergebniseingabe, Prüfung und Veröffentlichung. Der konkret eingesetzte Ablauf und seine Rechte müssen geprüft werden. [2]
5. Weitergabe und Änderungen nachvollziehen. Vereinbaren Sie, welcher Ergebnisstatus in den Bericht oder ans ERP gelangt. Für korrigierte Ergebnisse müssen Version, Freigabe und erneute Rückmeldung zusammenpassen. Eine ERP-Materialfreigabe ist eine zusätzliche betriebliche Entscheidung.

Ausnahmen dürfen nicht unbemerkt weiterlaufen

Eine fehlende Probenkennung sollte nicht durch eine Vermutung ersetzt werden. Legen Sie vor der Umsetzung fest, ob betroffene Daten zurückgehalten werden, welche Meldung erscheint und welche Rolle die Klärung übernimmt. Dieselbe Frage stellt sich bei einer ungültigen Einheit, einem Verbindungsabbruch oder einem auffälligen Ergebnis.

Auch Wiederholungen gehören dazu: Nach einem Abbruch darf ein erneut übertragener Datensatz nicht ungeprüft als neue Messung verarbeitet werden. Ob Kennungen, Quittungen oder eine andere Erkennung verwendet werden, hängt vom Gerät und den beteiligten Systemen ab. Diese Schutzmaßnahmen sind Anforderungen an die konkrete Integration, keine pauschal bestätigten NOVA-Standardfunktionen.

Den Nutzen an einem abgegrenzten Prozess bewerten

Für KMU-Labore ist ein klar begrenzter Einstieg sinnvoll: eine Geräteausgabe, ein Probenweg und eine definierte Weitergabe. Vergleichen Sie danach den tatsächlichen Ablauf: Wo wird noch abgeschrieben? Wie werden fehlende Zuordnungen sichtbar? Können Laborleitung und Qualitätsmanagement die Herkunft eines Ergebnisses nachvollziehen?

Eine geringere Zahl manueller Übergaben ist ein nachvollziehbares Verbesserungsziel. Eine bestimmte Fehlerreduktion oder finanzielle Einsparung lässt sich ohne geeignete Ausgangsdaten und Messung nicht zusichern. Der Nutzen muss am eigenen Prozess überprüft werden.

Was für eine Umsetzung mit NOVA zu klären ist

SENAITE bildet die LIMS-Basis für Proben, Analysen und Ergebnisabläufe. Fachliche Konfigurationen, Connectoren und Ausnahmebehandlung richten sich nach dem vereinbarten Projekt. Eine Geräteillustration ist kein Kompatibilitätsnachweis für ein bestimmtes Modell.

Connected umfasst den bestätigten Integrationsumfang für ein ERP-System, einen definierten Austauschkanal und die als integrierbar bestätigten Geräte. Beschreiben Sie im Erstgespräch, welche Werte heute manuell übertragen werden und welche Entscheidung darauf folgt. Daraus lassen sich Anforderungen und Testfälle ableiten.

Den Datenweg weiter vertiefen

Wie Messwerte vom Gerät über das LIMS ins ERP gelangen · Geräteintegration · ERP-Integration · NOVA-Funktionsumfang